assurance collective

Analyse de la situation actuelle et des besoins

  • Dans le cadre de notre mandat, nous procéderons, en premier lieu, à une étude de la structure actuelle du régime d’assurance collective, des garanties actuelles, ainsi qu’à une analyse de l’utilisation et du coût des bénéfices des dernières années (au moins trois ans).
  • De plus, nous analyserons avec les responsables des régimes (Responsable des Ressources Humaines, Syndicats et toute autre personne concernée) toutes les demandes, observations, remarques ou toutes autres informations utiles qui permettront d’établir de façon claire et sans ambiguïté les objectifs.
  • Cette étape est la plus importante, car elle a pour but de déterminer adéquatement les besoins et les attentes des assurés et de l’employeur. D’ailleurs, plusieurs informations seront nécessaires (liste des employés, copie des garanties actuelles, historique des taux et des réclamations, tous les rapports statistiques disponibles, employés invalides, etc.) afin de nous permettre d’établir le profil du groupe.

Préparation du cahier des charges

À cette étape, nous utiliserons tous les éléments à notre disposition afin de présenter un cahier des charges aux assureurs qui sera représentatif des besoins du client et de ses exigences.

Le cahier des charges dresse le portrait (au niveau des garanties et de l’historique des taux et des réclamations) des dernières années. Dans un deuxième temps, nous soumettons des options qui permettront au client d’avoir toutes les informations en main pour une prise de décision éclairée.

L’étape qui suit la préparation du cahier des charges est l’analyse de marché.

Analyse de marché

À cette étape, nous sollicitons tous les assureurs susceptibles de présenter un projet, en fonction de la taille du groupe, l’industrie et autres facteurs pertinents. À la réception des soumissions des assureurs, nous procédons à une analyse des résultats du marché afin de présenter au client le plan répondant le mieux à ses besoins au niveau des coûts et des bénéfices ainsi que nos recommandations.

En notre qualité de conseillers et du fait que nous avons un volume important réparti parmi tous les assureurs sur le marché (volume de plus de 100 millions de primes annuelles), nos analyses et recommandations sont toujours objectives et les intérêts de nos clients priment sur toutes autres considérations.

  • 46M
    2003
  • 55M
    2006
  • 65M
    2009
  • 75M
    2011
  • 100M
    2014

L’étape qui suit la préparation du cahier des charges est l’analyse de marché.

L’analyse présente dans un premier volet, les coûts du plan actuel et des plans optionnels séparément. Ces informations sont présentées sous une première forme globale sur une base mensuelle pour l’ensemble du groupe et par la suite sous une forme personnalisée, par employé par paye.

La forme personnalisée tient compte de la répartition employeur/employé (incluant un calcul des avantages imposables au provincial et au fédéral ainsi que les codes 85/235). De plus, dans certains cas, une analyse fiscale pourra être effectuée afin d’évaluer l’impact des coûts indirects (RRQ, CSST, etc.) à travers différents scénarios.

Finalement, la méthodologie de renouvellement fera l’objet d’une analyse particulière et certains facteurs (frais d’administration, réserves et crédibilité) seront négociés et garantis.

Implantation du régime

Dans le cadre d’un changement d’assureur, notre département de mise en vigueur suit une procédure afin que la mise en place du régime se fasse de façon simple et efficace pour une transition sans faille. Voici les différentes étapes de la mise en vigueur du régime :

  • Confirmation du plan retenu
  • Rencontre avec la personne responsable de l’administration du régime au sein de l’entreprise afin de procéder à  la signature de la proposition cadre et d’amorcer le processus d’enregistrement des employés
  • Préparation d’un mémo informant les employés du changement d’assureur et des modifications apportées au régime, le cas échéant
  • Suite à la réception des documents requis, une vérification du dossier sera effectuée par notre département et un tableau des déductions par payes sera produit
  • Transmission des données à l’assureur afin qu'il puisse procéder à l’enregistrement du dossier
  • Réception à nos bureaux des documents (police maîtresse, livrets des garanties, première facturation, cartes, certificats, etc.) pour vérification finale
  • Rencontre avec le responsable de l’administration du régime (et les employés s’il y a lieu) et remise des documents

Service à la clientèle

Dans le monde des affaires hautement concurrentielles d’aujourd’hui, les clients ont besoin d’un service à la clientèle efficace et personnalisé.

Notre équipe du service à la clientèle a comme rôle essentiel d’être l’intermédiaire entre les personnes responsables des avantages sociaux et l’assureur en place.

Son implication est orientée vers l’obtention d’une communication fluide, efficace et des plus personnalisée. Grâce à la grande spécialisation des ressources dédiées à ce département, notre service à la clientèle est inégalable dans l’industrie.

Dans cette optique et dans le but de créer une relation de confiance à long terme, chacun de nos clients se voit attitrer une conseillère au service à la clientèle.

Nos différents services sont :

  • Soutien administratif: Assistance pour les procédures à suivre afin de minimiser les risques d’erreurs et de délais de traitements (documents à compléter tels que : adhésions, terminaisons, changements de salaire, invalidité, etc.).
  • Problèmes de réclamations: Du fait que nous avons un volume important de primes auprès des assureurs, un représentant nous est attitré. Nous sommes donc en mesure d’intervenir plus efficacement et plus rapidement pour tout problème.
  • Informations sur les garanties du contrat : Nous détenons à nos bureaux un dossier complet (police maîtresse actuelle et de l’assureur précédent, copie de livret des garanties, copie des fiches d’adhésions, etc.) qui nous permet de répondre en tout temps à toute question relative aux clauses du contrat.
  • Soutien technique : Nous pouvons intervenir lors d’un problème de réclamation au niveau de l’invalidité de courte ou de longue durée afin de faire valoir la particularité de certains cas ou contexte particulier dans le but de faire réévaluer la situation par l’assureur.
  • Identification des avantages imposables :
    • Provincial :
      • Assurance-vie de base, DMA, assurance-vie des Personnes À Charge (case L du relevé 1)
      • Assurance-maladie, assurance-dentaire, soins visuels (case J du relevé 1)
    • Fédéral :
      • Assurance-vie de base, DMA, assurance-vie des Personnes À Charge (case 40 du feuillet T4)
    • Détail de la portion versée par l’employé pour l’assurance-maladie et dentaire aux fins du calcul du crédit d’impôt pour frais médicaux (code 85 / 235).
    • Sur demande, simulation pour différents scénarios pour un ou plusieurs employés.
    • Tableaux ou fichiers Excel personnalisés pour une gestion autonome des déductions par paie sont fournis à l’administrateur du régime et produit dans les délais souhaités. L’avantage majeur de ce service est qu'il n’y a plus de prime rétroactive à aller chercher sur la paye lors d’une modification (nouvel employé, changement de salaire, de protection, etc.).

Renouvellement

À cette étape, Groupe Censeo à titre de mandataire, reçoit les conditions de renouvellement déposées par l’assureur. L’analyste attitré au dossier fait l’étude des conditions de renouvellement proposées par l’assureur et a comme mandat de valider, négocier et produire un rapport de renouvellement qui sera présenté au client par son conseiller.

Nous avons notre propre modèle d’évaluation des renouvellements qui garantit à nos clients les conditions des plus compétitives tout en assurant une stabilité des coûts à long terme.

Nous faisons des analyses exhaustives de l’utilisation de votre régime, incluant une analyse des types de médicaments les plus utilisés par vos employés population, ainsi qu’une analyse du profil de consommation permettant ainsi de créer un .

Le format et la philosophie de renouvellement sont les mêmes que celles qui prévallent lors de l’analyse de marché initiale.

Notre rapport est divisé en plusieurs sections :

  • Analyse du renouvellement (Sommaire des garanties actuelles et observations, présentation des résultats techniques et options analysées);
  • Statistiques et rapports;
  • Sommaire des coûts (l’analyse présente les coûts du plan actuel et des plans optionnels. Ces informations sont présentées sous une première forme globale sur une base mensuelle pour l’ensemble du groupe et par la suite sous une forme personnalisée, par employé par paye, incluant les avantages imposables);
  • Outil de mesure des résultats : nous avons développé un outil nous permettant de mesurer concrètement l’impact de notre approche financière et préventive sur les résultats à long terme de nos clients.
  • Communiqués et autres documents pertinents.

De plus, dans le cadre du renouvellement, nous offrons la possibilité de préparer des mémos ou présentations bilingues pour les employés, qui constituent des outils de communication efficaces, simples et appréciés par les administrateurs.

En cours d’année, dans l’optique de préparer adéquatement le renouvellement officiel et d’apporter des correctifs en court de terme si nécessaire, nous effectuons une analyse semestrielle pour les dossiers dont les paramètres répondent aux critères d’analyse (taille du groupe, crédibilité, etc.).

À cet effet, l’analyste attitré au dossier commande un rapport d’expérience à l’assureur pour la période analysée. À la réception du rapport et en fonction des facteurs (frais, réserves, crédibilité, primes de mise en commun et inflation) déjà établis et confirmés, une simulation de renouvellement est produite et présentée au client par son conseiller.

Facturation

Groupe Censeo offre, à la demande de ses clients, un service administratif complet au niveau de la facturation (groupe multi-employeurs, régime association ou régime souscrit auprès de plus d’un assureur).

Ce service est aussi utilisé lorsque l’assureur ne peut gérer certaines particularités du contrat (fréquence de facture autre que mensuelle, prélèvement bancaire automatique, gestion de la facturation par divisions et classes diverses, etc.).